Zaman; Herkese eşit dağıtılan, geri getirilemeyen, üretilemeyen, saklanamayan tek kaynak.

Parayla zamanı eşitleyen ve “vakit nakittir” diyerek en üst kıstasın madde olduğunu söyleyen söz, o kadar sığ ki. Parayı yeniden kazanabilirken; zamanı kazanamaz, geri getiremeyiz. Hele de belirli bir hedef doğrultusunda ilerlerken, zaman çok kıymetli bir hâle gelir. Yetişeceğiniz bir toplantıya koştururken 15 saniyeyle önünüzden giden otobüs, geciktiğiniz sınavın 10.00 ‘da kapanan okul kapısıyla hayallerinizi götürüşü, henüz geçtiğiniz yolda meydana gelen kazaya tanıklıkla yaşama edilen şükür. Bunların yanı sıra, yataktan çıkmadığımız sabahlar, dünyaya açılan pencerelerimiz cep telefonlarımızla başka hayatları seyredişimiz, avareliğin dibine vurarak tükettiğimiz saatler. Tüketirken tükendiğimiz ve kimi zaman fark etmediğimiz zaman. Objektiflik ve subjektiflik arasında savrulan, hakkında yazılırken bile eriyen zaman.

Başarıyla olan ilişkisinde, zaman yönetiminin en önemli iki basamağı kişinin kendini tanıması ve buna yönelik hedef belirlemesidir. Bu iki basamağı dikkatlice çalıştıktan sonra davranışsal olarak ne gibi değişimlere ihtiyacımız olduğunu fark edebiliriz.

Günü kurtarmanın ötesine geçemiyorsanız, günlük işleri hallederken hedefinize yaklaşamadığınızı düşünüyorsanız, zamanı kontrol edemediğinizi hissediyorsanız, zaman yönetimi konusunda daha fazla farkındalığa ve değişmeye ihtiyacınız olabilir.

Zaman Yönetimi Nasıl Yapılır?

“Etkili İnsanların Yedi Alışkanlığı” kitabının yazarı Stephen Covey zaman yönetimi ile ilgili “Zaman Yönetimi Matrisi” nden bahsetmiştir. Yapılacaklar listenizi Eisenhower da denilen zaman yönetimi matrisini dikkate alarak düzenlemek, zamanınızı daha verimli bir şekilde kullanmanıza yardımcı olacaktır.

Zaman Yönetimi (Eisenhower ) Matrisi

İşlerinizi “Acil” ve “Önemli” olarak iki boyutta değerlendirin.

1) Önemli İşler: Sizin için değerli olan bir amaca hizmet edecek, başkasının sizin yerinize yapamayacağı, önemli bir sonucu olacak veya bir sorunu çözecek olan işlerdir.

2) Acil İşler: İvedilikle yapılması gereken, ertelenemeyecek, üzerinizde baskı oluşturan, önemli olmadığı takdirde başkalarının da sizin yerinize yapabileceği işlerdir.

İşlerinizi bu iki boyutta da değerlendirerek aşağıdaki matriste uygun yerlere yerleştirin. Acil ve önemli olmasına göre işlerinizle ilgili kararları verin.

Görselde de gördüğünüz üzere acil ve önemli olan işler hemen ve iyi bir şekilde yapılması gerekenlerdir. Ertelemeyin ve ilk bu işleri yapın.

Acil ve önemli olmayan işlerinizin acil oldukları için önemli olduğu yanılgısına düşmüş olabilirsiniz. Fatura ödemek gibi son tarihi gelen, aslında başkasına da devredebileceğiniz işlerdir bunlar. Önemli olmayan ve genellikle kolay olan bu işleri ya başkasına devredin ya da hızlıca yapın ve kurtulun. Bu işlere gereksiz yere zaman harcamadığınızdan emin olun. Unutmayın, bir işe zaman harcamak yalnızca o işle ilgili eylemi gerçekleştirirken değil; aynı zamanda onu zihinsel olarak düşündüğünüzde de gerçekleşir.

Önemli ve acil olmayan işlerinizi küçük hedefler belirleyerek zamana yayın. Ancak bu küçük işlerinizin de bir teslim tarihi olsun. Böylece son dakikaya kalmamış olur. Ayrıca bu işlerinize yönelik küçük bir adım da olsa attığınız için motivasyon sağlarsınız.

Önemli olmayan ve acil olmayan işler, genellikle bize yarar sağlamayan, zamanımızı tüketen işlerdir. Tv izlemek, sosyal medyada zaman tüketmek bu işlere örnek olarak verilebilir. Hayır diyemediğimizde de bu işlerle karşılaşırız. Bu işler önemli değilse de, kendimizi istemediğimiz halde bu işlere zaman harcarken bulabiliriz.

Zaman kaybını en çok, bir hedefimiz olmadığında, bir işi yapmak için motivasyonun gelmesini beklediğimiz anlarda yaşarız. Bazen bir işi mükemmel yapacağımıza inanmadığımızda, yeterince iyi olmayacağından endişe eder ve yapmayı erteleriz. Sevmediğimiz bir işi yapmak zorunda olduğumuzda da o işten kaçınmak için aslında çok da yapmak istemediğimiz, başka bir işe yönelebiliriz. Bu, istemediğimiz bir sınava çalışmak zorunda olduğumuzda evi temizlemeye başlamamız gibidir.

Daha öncede bahsettiğimiz gibi, kendimize hedefler koymalıyız. Uzun ve kısa vadede belirlediğimiz hedefler bizim yol haritamız olacaktır.

(Hedef belirlemeyle ilgili yazıya ulaşabilirsiniz).

Belirlediğimiz hedeflere yönelik yaptığımız çalışmalar için motivasyon bulamadığımızda kendimize bir “motivasyon terazisi” çizebiliriz. Bunun için elinize bir kağıt, kalem alın ve mükemmel olması gerekmeyen bir terazi çizin. Bu terazinin bir kefesine yapmanız gerekenleri yaparsanız ne olacağını yazın. Bir kefesine ise yapmanız gerekenleri yapmadığınızda ne olacağını yazın. Hedefe yönelik çalışmalarımızın sonuçlarını yazarak görmek daha iyi bir motivasyon sağlayabilir. Hangi tarafın daha ağır basıp sizi uzun vadede mutlu edeceğine dikkat edin.

Bilmez misin a gâfil” dedi meczup, “bir an bir nefestir ve her nefes bir hayat!”

Gökhan Özcan

Yapılacaklar listenizi güncel tutun ve kendinize bunları hatırlatmak için notlar alın. Bunları yapmak için telefonunuzun anımsatıcılar kısmını yahut bunun için üretilmiş aplikasyonları kullanabilir veya yanınızda küçük bir not defteri taşıyabilirsiniz.

Her gün kalktığınızda ne yapacağınızı biliyor olmak günü kurtaracak ve boşa geçmesini engelleyecektir. Bunun için her gece yattığınızda ertesi gün ne yapacağınızı biliyor olun. Bir kaç dakikanızı buna ayırarak 24 saatinizi planlayabilirsiniz.

Gerektiğinde sizin için külfet oluşturacak, sizi engelleyecek işlere “hayır” demek gerekir. Sizin için zor da olsa, zaman zaman hayır diyebilmeyi öğrenin.

Bir işle meşgulken sizi engelleyecek, dikkatinizi dağıtacak uyaranlardan uzak kalın. Telefonunuzu kapatmak yahut yanınıza almamak, işinizi yaparken dikkatinizin dağılmasını engelleyecektir. Bunun gibi dikkatinizi dağıtan başka şeyler varsa bunları fark edin ve kontrol edin.

Kendiniz için en verimli saatlerin hangi saatler olduğuna dikkat edin. Kimi insanlar sabah saatlerinde daha aktif çalışabilirken kimileri akşam saatlerinde daha verimli olurlar. Verimli olduğunuz saatleri, daha zor olan işlerinizi yapmak için kullanın. Sıkıcı ve zor olan işi yapmak kolay işleri de diğer zamanlarda yapmaya olanak sağlar. Böylece diğer zamanlarda da kolay işleri yaparak zamanı daha etkin değerlendirebilirsiniz.

Yaptığınız işler için bitirme tarihi ya da saati belirleyin. Ancak lütfen kendinize bir robot muamelesi yapmayın ve ulaşılabilir hedefler koyun. Unutmayın, siz de bir insansınız. Kusursuz olmayı beklemeyin.

İlginizi çeken, size keyif veren aktivitelere zaman ayırın. Kendinize ayırdığınız zaman boşa geçen zaman değildir. Ancak bunu yaparken dengeyi elinizde tutmaya özen gösterin. Kimi zaman dengeyi kaybedeceksiniz, üzülmeyin, kendinizi suçlamayın.

* Stephen Covey’in zaman yönetimi videosunu izlemek için tıklayın. (Zamanınız varsa :))